3 fois moins de papier qui traîne à la maison

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Un amas de dossiers en équilibre sur un coin de table, fait face à une montagne de feuilles volantes.

L’écran de l’ordinateur en entouré d’une guirlande de post-it de toutes les couleurs, votre tasse de café tente de se faire une place au dessus d’un tas de trombones…

À vos pieds, 8 à 10 classeurs jonchent le sol autour de votre bureau.

Vous repoussez l’échéance, mais savez que vous devrez vous y coller tôt ou tard .

Trier vos factures…

Vous sentez le stress monter en vous, vous êtes au bord du surmenage.

Vous n’arrivez plus voir clair dans toute cette pagaille.

Il faudrait tout ranger, trier, mais l’ampleur de la tache vous semble impossible.

 

Pas de panique

Pas de panique

Un bureau encombré n’est pas peine perdue. Peut-être que vous vous êtes laissé aller, peut être êtes vous un(e) bordélique chronique, une chose est sure, ce n’est pas moi qui vous jetterais la première pierre. Enfin, heureusement, il existe pleins de solutions pour remettre un peu d’ordre.

Tout le monde connaît l’adage qui dit que la pagaille de votre environnement reflète celle qui se trouve dans votre esprit. Certes, mais ce n’est pas une maladie incurable.

Je vais vous donner quelques astuces , hyper simple à mettre en place ,pour faire un bon tri et ne plus vous laisser submerger par une avalanche de papier.

 

Les astuces pour un bureau nickel chrome

  • Un classeur pour chaque chose : Assurances, Banques, Écoles… N’hésitez pas à prendre une couleur différente pour chaque thème.

Vous pouvez aussi faire un classeur pour chaque enfant avec une partie scolaire, une autre médical dans laquelle vous y glisserez son carnet de santé (pour être sûr de savoir où il est)

 

  • Tous les petits objets tels que les trombones et les élastiques, mettez-les dans un gobelet en plastique et dans votre tiroir. Pas de pot à crayon… tout doit être rangé dans le tiroir, hors de la vue !

Cela évitera que ça traîne, tombe ou que le chat joue avec.

 

  •  Le bureau est le lieu des papiers administratif, il n’est pas recommandé d’y laisser de la nourriture ou toute autre chose sans rapport (maquillage qui traîne, jouet des enfants …)

Un café renversé sur un dossier important, le petit dernier qui décide de colorier votre passeport… Bien d’autres exemples existent et c’est toujours au dernier moment que vous vous en rendrez compte !

 

Je me souviens d’une collègue plutôt gourmande, qui avait les tiroirs de son bureau toujours remplis de bonbons, gâteaux, chocolat.

Un jour, elle s’est rendu compte que ses précieuses gourmandises avaient disparu. Après avoir accusé les plus gourmands d’entre nous de lès lui avoir chapardé, on s’est rendu compte après « enquête », que sa  réserve servait à alimenter une famille de souris installée dans les plafonds.

L’entreprise a dû faire dératiser les locaux et nous avons eu interdiction de stocker de la nourriture dans nos bureaux.

 

  •  N’hésitez pas à investir dans du mobilier adapté à vos besoins, armoire de rangement (que l’on peut fermer à clé) tiroir supplémentaire, boite en carton …

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Le but est que votre bureau soit le plus vide possible et que les dossiers importants soient en sécurité et hors de portés des apprentis peintre de la famille.

 

 

Après le bureau physique, le bureau virtuel

 

Votre bureau Windows fourmille de dizaines d’icônes, de dossier, d’imprimé-écran, de photos non classées…

Bref, la technologie peut vous aider à gagner du temps et de l’espace, mais encore faut-il connaitre les bons outils.

Comment collecter vos dossiers numériques pour pouvoir les retrouver en un clic :

* Trier par catégorie :

Vous venez de recevoir un email du Pôle emploi qui, vous demande de justifier de vos recherches d’emploi si vous voulez continuer d’être indemnisé.Moment de panique, vous avez envoyé des mails, mais vous ne savez plus si vous les avez sauvegardés et surtout OU ?

D’où l’importance de créer un dossier « Pôle emploi » dans lequel vous ouvrirez un dossier Candidature, CV , Actualisation …etc

Pour ne pas vous emmêler les pinceaux, pensez à toujours les dater.

Vous devrez trouver un système de rangement adapté à votre fonctionnement et le moins contraignant possible. Une fois trouvé,  utilisez la même organisation pour tout vos documents.


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* Dématérialiser pour gagner de l’espace

Quand l’on est minimaliste, on cherche toujours à réduire au maximum ce qui peut l’être.

Pour ne plus avoir à me prendre la tête avec des classeurs, j’ai décidé de dématérialiser tout ce qui pouvait l’être.

J’ai vue avec ma banque, impôt, mutuelle et autres assurances pour que tout me soient envoyé et traité par email. Ils les proposent de plus en plus, parfois il suffis d’envoyer un simple email ou de cochez une case dans votre espace perso et tout les documents vous serons envoyé uniquement par mail.

Chose faite, j’ai numérisé tous mes papiers importants, diplômes, certificat de sécu, carte identité, certificat de naissance… .

Les papiers dont je n’avais pas obligation de garder l’originale , ont été détruits.

Je gère tout sur internet et j’économise du temps, de l’espace de rangement et du papier. Et surtout quand j’ai besoin d’un document, en un clic je le retrouve et je l’imprime de n’ importe où si besoin.

Idéale pour la voyageuse que je suis.

 

* L’importance de la sauvegarde

Quand j’étais au collège, j’avais un prof de techno un peu sadique.

À l’époque,les ordinateurs étaient tout nouveau (ça ne nous rajeunit pas !). Les cours d’informatique consistaient à taper 10 pages de textes et d’en faire la mise en pages. Exercice dès plus passionnants et pas du tout rébarbatif !

Ce professeur avait une technique bien à lui pour nous apprendre la nécessité de sauvegarder régulièrement notre travail (sur disquette, les jeunes d’aujourd’hui ne savent pas ce qu’ils manquent…).

Après 2 heures à taper comme un fou sur le clavier pour finir avant la sonnerie, il s’éclipsait un instant et faisait sauter les plombs de la salle (les salles de technologies étaient dans un bâtiment annexe du collège)!! Oui, hilarant le prof !!…

Il revenait avec sa tête de fouine vicieuse pour observer les mines déconfites des élèves qui n’avaient pas eu le temps de sauvegarder leur travail … et d’ajouter «  je vous avais prévenu, il faut toujours sauvegarder !»

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Aussi, après nous avoir fait le coup 2 ou 3 fois (oui, le cerveau d’un ado peut être un peu long à la détente..), il était sûr que nous avions tous retenu la leçon.

Vicelard, mais efficace, le bougre !

 

Donc attention à bien penser à sauvegarder régulièrement vos fichiers les plus importants sur une clé USB ou une carte SD. On en trouve dans toutes les grandes surfaces, ça ne prend pas de place.

Le « cloud » est un bon outil pour sauvegarder en ligne.

Le « cloud » est un système de stockage d’information en ligne. Très pratique, vous pourrez visualiser vos informations de n’importe quel ordinateur. Idéal quand on voyage. Il en existe plusieurs clouds gratuits ou payants en fonction de la quantité de fichiers à stocker.

Cependant pour des questions de sécurité, je vous déconseille d’y sauvegarder vos dossiers financiers, photo ou vidéo intimes ou compromettantes.

Il y a toujours des personnes mal intentionnées plus douées que nous en informatique !

Mais pour des films, série, photos de vacances il n’y a pas de problème.

 

Quelques applis pratiques pour faire du rangement:

  • Evernote : Possibilité de prendre des notes sur ton smartphone et de les synchroniser sur ton PC et vice versa. Très pratique
  • Duplicate cleaner : Logiciel qui repère tous les doublons sur donc disque dur pour te permettre de supprimer les dossiers, photo, filme enregistré en double ou triple.
  • La messagerie Google est elle aussi très bien faite. Vous pouvez créer un agenda que vous pouvez partager avec votre conjoint pour une meilleure organisation. Des mails vous rappelleront les urgences …

 

* Les papiers obligatoires à conserver

Malgré tous ses efforts, l’administration française n’est pas encore prête pour le « tout numérique« . Effectivement, certains documents doivent obligatoirement être conservés en version papier originale.

Lesquels ? Et combien de temps ?

Pour plus d’infos, je vous invite à jeter un coup d’œil sur le site officiel du Trésor public

Vous savez à présent quels sont les documents que vous devez conserver et pendant combien de temps. Je vous conseille donc, de classer les originaux dans un classeur à cet effet.

N’oubliez pas d’en faire une copie numérique, on n’est jamais trop prudent.

Pour ma part, je conserve une copie de papiers d’identité sur mon adresse mail personnel. En cas de vols ou de perte, je peux faire une copie papier dans n’importe quel web café avant de me rendre à l’ambassade.

 

*  La prudence est toujours de mise

Le plus sage est donc de toujours multiplier vos sauvegardes sur différents supports (clé USB, cloud, adresse mail …)

Fait régulièrement, cela ne prendra qu’une heure de votre temps, mais croyez-moi, ça pourrai bien vous sauver la mise un jour. .

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Et vous, quelles sont vos astuces personnelles pour limiter les papiers administratifs ?

À quoi ressemble votre bureau ? Si vous avez d’autres idées, partager les en laissant un commentaire ci dessous.

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There are 2 comments for this article
  1. BRUYERE at 17 h 02 min

    Bonjour,


    Votre article est très intéressant pour une bordélique comme moi. Mais j’avais déjà mis en pratique certaines choses comme les classeurs de rangement.

    Je ne suis pas sûre par contre qu’il soit bon de ranger ses copies de papiers d’identité dans sa boîte mail perso. Le piratage des boîtes mails existe. Même chose pour la consultation de sa boîte mail d’un cyber café, niveau sécurité, c’est moyen.


    • Lucile at 7 h 20 min

      Bonjour,


      Merci pour votre commentaire.


      Vous soulevez effectivement un problème de taille.

      La sécurité informatique.

      Il est certain que les cybercafés ne sont pas les lieux les plus surs. C’est pour cela que consulter des documents perso doit être un cas de force majeure. J’ai été souvent choqué durant mes voyages de me rendre compte que les gens passés sur l’ordinateur d’un cyber café avant moi, n’avais même pas pris la peine de se déconnecter correctement des Facebook ou autre adresses mails …

      Cependant, il est vrai que des efforts en matière de sécurité ont été fait, par exemple google mail propose des codes de sécurité. Pour se connecter sur son compte depuis un autre PC ou un autre pays, il nous envoie un code de sécurité par SMS. Facebook propose quant à lui, une reconnaissance de nos contacts pour prouver que vous êtes bien le titulaire du compte.

      Ce n’est pas parfait, parfois un peu contraignant, mais c’est déjà un début.


      La solution de la clé USB que l’on emporte partout est à mon sens la meilleure solution pour conserver et emporter avec soi une copie de ses papiers d’identité partout.

      Bonne continuation .

      Lucile


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